Opstellen en toepassen algemene voorwaarden

Het belang van goede algemene voorwaarden wordt weleens over het hoofd gezien. Toch kun je met goede algemene voorwaarden jouw ondernemingsrisico’s verkleinen. Mits je ze goed gebruikt.

Sommige ondernemers hebben hele goede algemene voorwaarden, maar gebruiken ze verkeerd. Ze kunnen er dan niet op terugvallen wanneer dat nodig is. Dat is zonde, want correct gebruik van algemene voorwaarden is niet moeilijk.

Wat zijn algemene voorwaarden precies?
Algemene voorwaarden kunnen je helpen bij het vaststellen van betalingsafspraken, leveringstermijnen, garanties en aansprakelijkheidsbeperkingen.

Daarnaast kun je er ook dingen in opnemen zoals hoe om te gaan met intellectuele eigendomsrechten en wat te doen bij geschillen. Het zijn eigenlijk spelregels voor de samenwerking of transactie tussen partijen.

Ze zorgen voor duidelijkheid en voorkomen mogelijke problemen in de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan het beperken van jouw schadeplicht, mocht het onverhoopt misgaan. Maar ook het veiligstellen van de door jou geleverde spullen in het geval van een faillissement kun je regelen in jouw algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden volgens de wet
Volgens de wet zijn algemene voorwaarden: ‘een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd'

Volgens deze uitleg moeten twee criteria worden vervuld voor een beding om als algemene voorwaarde beschouwd te worden.

•     Ten eerste mag de clausule geen kernbeding zijn, wat betekent dat het geen essentiële elementen van de prestatie mag specificeren. Een kernbeding omvat bijvoorbeeld clausules over de aard, kwaliteit, hoeveelheid of gewicht van een product dat geleverd moet worden, en de prijs die daarvoor betaald moet worden.
•     Ten tweede moet het beding voldoen aan het zogenaamde bestemmingscriterium, wat inhoudt dat de clausule bedoeld is voor herhaald gebruik.

Algemene voorwaarden regelen dus niet de essentie, maar de bijkomende voorwaarden van de overeenkomsten die jij sluit.

Wat kun je regelen in algemene voorwaarden?
Of je nu producten verkoopt, diensten levert of gewoon een overeenkomst wilt aangaan, het opstellen van goede algemene voorwaarden is noodzakelijk. Wat kun je allemaal regelen in je algemene voorwaarden?

1.     Prijs en betaling: Specificaties over prijzen, betalingstermijnen en de gevolgen van te late betalingen.
2.     Leveringsvoorwaarden: Details over de leveringstijden, risico's tijdens het transport en verantwoordelijkheden bij verzending.
3.     Aansprakelijkheid: Begrenzing van de aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik van jouw producten of diensten.
4.     Garanties en klachten: Procedures voor garanties, klachtenbehandeling en de termijnen waarbinnen klachten ingediend kunnen worden.
5.     Beëindiging: Regels omtrent het beëindigen van diensten of bestellingen. Onder welke voorwaarden mag je ontbinden? Hoe zeg je op juiste wijze op?
6.     Intellectueel eigendom: Bescherming van auteursrechten, handelsmerken en andere intellectuele eigendommen.

Wat kun je niet regelen in algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn waardevolle juridische documenten waarmee je veel aspecten van een contract kunt regelen. Toch zijn er grenzen aan wat je ermee kunt regelen. Algemene voorwaarden moeten redelijk en evenwichtig zijn om juridisch afdwingbaar te zijn. Algemene voorwaarden mogen daarom niet:

1.     In strijd zijn met de wet: Voorwaarden die in strijd zijn met de Nederlandse wet zijn nietig.
2.     Onredelijk Bezwarend zijn: Clausules die als onredelijk bezwarend worden beschouwd voor de wederpartij, kunnen door een rechter als ongeldig worden beschouwd.
3.     Van toepassing zijn op fundamentele Rechten: Je kunt geen afstand doen van fundamentele rechten zoals recht op leven, privacy, et cetera.

Hoe gebruik je algemene voorwaarden?
Als ondernemer heb je een bepaalde verantwoordelijkheid met betrekking tot je algemene voorwaarden.  Dit houdt in dat je de algemene voorwaarden correct en tijdig aan de andere partij moet verstrekken voordat de overeenkomst wordt gesloten. Belangrijke uitgamgspunten hierbij zijn:

1.     Ter hand stellen: Zorg ervoor dat de voorwaarden voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant worden verstrekt. Zorg dat je dit kunt bewijzen.
2.     Aanvaarding: Klanten moeten expliciet of impliciet akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld door een handtekening of een akkoordverklaring op een website.
3.     Regelmatige Updates: Houd de voorwaarden up-to-date met veranderende wetgevingen en marktomstandigheden.

Lees hier meer

Bron: RWV Advocaten