'Zorgen dat klant order tijdig, volledig en foutloos ontvangt'

Peter werkt al meer dan zes jaar, vanaf september 2015, bij Grodan als supply chain manager voor Noord- en West-Europa. Nadat hij begin jaren negentig afstudeerde in economie aan de Universiteit Maastricht vond hij een baan bij een Europees distributiecentrum voor hightechproducten. Sinds die tijd houdt hij zich bezig met logistiek. "Ik heb jarenlang gewerkt bij CRH, een internationale groep voor bouwmaterialen, die in die tijd eigenlijk gold als concurrent van Rockwool in de bouwsector", aldus Peter. "Het dagelijkse woon-werkverkeer vanaf mijn huis in de omgeving van Venlo naar het kantoor in Dordrecht kostte me bijna twee uur. Toen er organisatorische veranderingen aan zaten te komen en het kantoor nog verder weg zou komen te liggen, Amsterdam of mogelijk zelfs Parijs, vond ik het tijd worden om een baan dichter bij huis te gaan zoeken. Toen kwam Grodan op mijn pad. De reisafstand naar het kantoor van Grodan in Roermond is nog slechts een half uurtje met de auto. Daar heb ik een team van ongeveer zes mensen die verantwoordelijk zijn voor het plaatsen van verkooporders bij de fabriek, het coördineren van leveringen met onze klanten en onze afdeling Transportplanning en het opvolgen van klanten bij leveringsproblemen. Uiteraard werk ik als gevolg van de coronabeperkingen veel vanuit huis, maar zolang ik toegang tot een telefoon en computer heb, is dat goed te doen."

Hoe draag jij bij aan het succes van Grodan?
"Kort samengevat is mijn functie bij Grodan ervoor te zorgen dat onze klanten de bij ons bestelde producten 'tijdig, volledig en foutloos' ontvangen, zoals we dat bij supply chain management zeggen. Dat kan een uitdagende klus zijn, zeker tijdens het piekseizoen van oktober tot januari. In die periode moet het gros van onze producten worden geleverd, omdat dat de tijd is waarop de meeste telers in onze regio klaar zijn met hun vorige gewascyclus en ze zich gaan voorbereiden op het planten van de volgende. Als we in die periode alles net van tevoren in orde moeten maken voor de levering, zouden we drie keer zoveel productiecapaciteit nodig hebben om aan de vraag te kunnen voldoen. We proberen dan ook om zoveel mogelijk producten vooraf te maken. In plaats van dat we kijken naar de historische gegevens werken we nauw samen met ons salesteam en kijken we vooruit om de toekomstige vraag zo goed mogelijk in te schatten. Een van de sleutelbegrippen in deze functie is 'balans': het draait erom de productiecapaciteit in onze fabriek in Roermond, onze opslagcapaciteit in de magazijnen en onze transportcapaciteit in balans te houden. Het wordt altijd een beetje spannend als we een 'kantelpunt' naderen. Dat is het moment waarop we zien of onze berekeningen kloppen en of de geplande leveringen aan klanten voldoende ruimte in de magazijnen vrijmaken voor de nieuwe voorraden van onze fabriek. Warm weer in september en oktober kan het groeiseizoen soms verlengen. Dit houdt in dat klanten hun leveringen enkele weken uitstellen en dat kan leiden tot problemen bij de opslag. Op eenzelfde wijze kan de distributie soms een echte puzzel vormen voor het team. Er zit natuurlijk een bovengrens aan hoeveel we per dag kunnen leveren. Klanten hebben er nogal eens een handje van om plannen op het laatste moment te wijzigen. Dat is een van de voordelen dat Grodan deel uitmaakt van Rockwool. We hebben verspreid over de verschillende bedrijfsonderdelen wat ruimte om te manoeuvreren tussen de toegewezen transportcapaciteit. Zo kunnen we altijd een oplossing vinden.

Om de toeleveringsketen op rolletjes te laten lopen, is samenwerking van essentieel belang. Ik zeg vaak dat, ongeacht in welke sector je actief bent, logistiek voor 20% draait om het verplaatsen van producten en 80% om het uitwisselen van de benodigde informatie. De afgelopen zes jaar heb ik er bijvoorbeeld heel veel energie in gestoken om ervoor te zorgen dat alle collega's, vooral degenen die werkzaam zijn bij productie en transport, en ook zakenpartners, begrijpen dat onze producten in tegenstelling tot andere producten die door Rockwool worden gemaakt, tijdkritisch zijn. Bij installatieproducten is een kleine vertraging vaak niet erg. Telers werken daarentegen volgens een zeer strak schema en een vertraagde levering van producten van Grodan kan betekenen dat de kas niet klaar is op het moment dat de planten aankomen. Hetzelfde geldt voor de kwaliteit: een kleine deuk in bekledingsmateriaal is wellicht geen probleem, maar zelfs een minuscuul gaatje in een plastic verpakking is genoeg om een mat van Grodan defect te maken. Ik moet zeggen dat er de afgelopen zes jaar veel vorderingen zijn gemaakt, maar het blijft een zoektocht. Het helpt als mensen inzicht hebben in waarom we hun vragen bepaalde dingen te doen. We organiseren dan ook regelmatig bijeenkomsten, bedrijfsbezoeken, klantbezoeken en grote jaarlijkse evenementen (voor zowel zakenpartners als medewerkers) om onze prioriteiten duidelijk te maken.

Afgelopen jaar was ik betrokken bij een ander voorbeeld dat het belang van samenwerking illustreert. Er staat een kleine fabriek van ons in Breda die last had van prestatieproblemen. Ik heb dus met de manager van de fabriek samengewerkt om alles weer in goede banen te leiden. Na het analyseren van de bestaande processen en struikelblokken hebben we besloten een systeem op te zetten met wekelijkse vergaderingen om verschillende disciplines bij elkaar te brengen, waaronder de productieplanning, verkoop evenals de supply chain. Door de verbeterde communicatie had de fabriek een beter beeld van wat op hen afkwam en zo kon de capaciteit beter worden gepland. Vanaf dat moment hebben we processen kunnen stroomlijnen en nu liggen we weer op schema om de juiste hoeveelheden in het juiste tijdsbestek te leveren."

Wat vind je het leuk aan werken bij Grodan?
"Ik vind het fijn dat er zoveel waarde wordt gehecht aan kwaliteit en dat ik samen met mijn andere collega's direct betrokken ben bij het oplossen van eventuele problemen die zich voordoen bij wat er hier in Roermond wordt geproduceerd. Grodan en de andere onderdelen van Rockwool hebben best wel veeleisende klanten die ons altijd helpen scherp te blijven. Maar ook al gaan dingen goed, we kijken altijd naar andere verbetermogelijkheden, of dit nu gaat om een betere service of lagere kosten. Het is niet zozeer een programma voor voortdurende verbetering, maar eerder een bedrijfscultuur. We proberen de dingen elke dag iets beter te doen en het bedrijf besteedt hier graag tijd en middelen aan. Dat zorgt zo voor een mooie dynamiek en het houdt alles interessant en uitdagend. Daarnaast speelt mee dat onze producten een steentje bijdragen aan een betere wereld (door verhoging van de voedselproductie en vermindering van het gebruik van grond, water en pesticiden), wat ons werk een extra dimensie geeft en je er nog meer voldoening uit haalt."

Wat denk je dat veel klanten niet over Grodan weten?
"Ik denk dat de meeste mensen versteld zouden staan van de enorme hoeveelheid producten die we tussen oktober en januari verzenden. De aantallen zijn echt ongelofelijk. Op piekmomenten vertrekken er bij onze opslaglocaties en onze fabriek in Roermond meer dan honderd vrachtwagens per dag. Deze volumes kunnen natuurlijk niet door één expediteur worden afgehandeld. We werken dan ook met verschillende partners samen. We werken zeer nauw samen en ze doen hun werk zeer goed. We zouden niet zonder hen kunnen."

Als je teler zou zijn, welk gewas zou je dan verbouwen en waarom?
"Een aantal jaar geleden ging ik bij een lokale klant op bezoek die gerbera's teelt. Het was een stralende lentedag met volop zon en een strak blauwe lucht. Ik vergeet het beeld van de bloemen in de kas nooit meer. Wat een kakofonie van kleuren, echt schitterend! Ik zou dus beslist gerbera's telen. En als ik dat zou gaan doen, denk ik dat ik elke dag met een brede glimlach rondloop!"

Bron: Goedemorgen